Tri dni dela za katalog, ki velja štirinajst dni
Marketing dobi nalogo: pripravi mesečni akcijski katalog. Dvesto izdelkov, slike, cene, kratki opisi. Oseba odpre orodje za oblikovanje, v drugem oknu odpre ERP in začne. Za vsak izdelek prekopira naziv, prepiše ceno, poišče sliko v mapi, jo umesti v predlogo. Pri dvesto izdelkih to traja dva do tri dni.
Vmes se akcijske cene še spremenijo. Komerciala javi, da gre en izdelek ven in dva noter. Postavitev se premika, številke se vlečejo za sabo. Zadnji dan pred rokom nekdo opazi, da je pri treh izdelkih ostala stara cena. Katalog gre vseeno v tisk in na e-pošto, ker časa za nov pregled ni.
Čez teden stranka pokliče, ker cena v katalogu ni cena na blagajni. Katalog velja štirinajst dni. Potem se vse skupaj ponovi od začetka.
Kaj ročni katalog dejansko stane
Strošek ni samo tisti dan ali dva oblikovanja. Sešteti je treba več stvari, ki večinoma nikoli ne pridejo v noben izračun:
- Čas: dva do trije dnevi na katalog, vsak mesec, je teden dela na kvartal, porabljen za prepisovanje podatkov, ki že obstajajo
- Napake v cenah, ki so pri ročnem prepisu dvesto vrstic neizogibne
- Zamude: ko priprava traja dolgo, akcija zamudi ali se skrajša
- Podvajanje: isti izbor izdelkov se nato še enkrat ročno pripravi za e-novice in še enkrat za objavo na družbenih omrežjih
To je ista vrsta skritega stroška kot pri ročnem prepisovanju podatkov med sistemi. Delo je vidno, rezultat je v redu, zato nihče ne vpraša, koliko ur na leto gre v opravilo, ki bi ga lahko opravil sistem.
Napačna cena v katalogu ni oblikovalska napaka
Ko v katalogu ostane stara cena, to ni estetska nerodnost. Oglaševana cena za kupca nekaj pomeni. Če je v katalogu nižja od tiste na blagajni, je to težava, ki jo kupec opazi in si zapomni. Če je višja, ste izgubili nakup, ki bi se sicer zgodil.
Pri dvesto vrsticah, prepisanih na roko, pod časovnim pritiskom, napaka ni možnost, ampak vprašanje, koliko jih bo. En oddelek lovi cene, drug oddelek lovi pravopis, na koncu nekaj vedno spolzi skozi. Problem ni v ljudeh, ki delajo. Problem je v postopku, ki od njih zahteva ročno usklajevanje podatkov, ki se ves čas spreminjajo.
Zakaj se to še vedno dogaja
Podatki za katalog že obstajajo. Naziv, cena, akcijska cena, slika, kategorija, vse je v ERP ali povezanih sistemih. Kljub temu katalog nastaja ročno. Razlogov je nekaj.
Podatki in oblikovanje sta dva ločena svetova
ERP zna podatke, ne zna pa oblikovanja. Orodje za oblikovanje zna postavitev, ne pozna pa vaših podatkov. Med njima ni mostu, zato ga vsak mesec naredi človek tako, da podatke prenese z roko. Brez povezave med sistemoma je ročno delo edina pot, ki jo ekipa pozna.
Oblikovanje ni ozko grlo, podatki so
Postavitev kataloga se naredi enkrat. Mreža, barve, celostna podoba, prostor za naslovnico. To ni delo, ki bi ga bilo treba ponavljati vsak mesec. Ozko grlo je prenašanje dvesto vrstic podatkov v to postavitev, znova in znova. Ker se zdi, da je katalog oblikovalski projekt, se reši z oblikovalskim orodjem, čeprav je v jedru podatkovni problem.
Vedno smo tako delali
Postopek deluje, zato se ga nihče ne loti. Oblikovalec ima predlogo, ki jo pozna. Agencija zaračuna po urah in nima razloga, da bi delo skrajšala. Dokler nekdo ne sešteje letnega stroška, ostane občutek, da je to pač nekaj dni dela na mesec, ne pa sistemska izguba.
Kako je videti alternativa
Namesto da človek prenaša podatke v postavitev, podatke prenese sistem. Izbor izdelkov za akcijo se naredi enkrat, sistem iz ERP potegne nazive, cene, akcijske cene in slike ter jih sam zloži v vnaprej pripravljeno predlogo. Iz istega izbora nastaneta tako PDF za tisk kot spletni katalog, brez dvojnega dela.
Postavitev še vedno naredi človek, a samo enkrat. Vsak naslednji katalog je stvar izbora in enega pregleda, ne treh dni prepisovanja. Kako tak katalog dejansko nastane iz ERP, sem opisal v ločenem članku o generiranju kataloga iz ERP. Tudi odločitev, ali greste v PDF ali spletni katalog, postane lažja, ko oba nastaneta iz istega vira.
Kdaj se splača nehati delati ročno
Avtomatizacija priprave kataloga ni za vsakogar. Okvirno pravilo:
- Katalog izide vsaj mesečno ali pogosto, ne enkrat na leto
- V katalogu je več deset ali sto izdelkov, ne dvajset
- Isti izbor gre v več kanalov: tisk, e-pošta, splet, družbena omrežja
- Cene in akcije se pogosto spreminjajo in jih je treba držati točne
Če izdate en katalog na leto z dvajsetimi izdelki, je ročno delo povsem v redu. Ko pa katalog postane mesečni opravek z desetinami izdelkov in več kanali, ročni postopek ni več vprašanje okusa, ampak strošek, ki se vsak mesec ponovi.
Bistvo
Akcijski katalog nastaja ročno, ker sta podatki in oblikovanje ločena, ne ker bi bilo to nujno. Postavitev je delo, ki se naredi enkrat. Prepisovanje dvesto vrstic vsak mesec je delo, ki ga lahko prevzame sistem. Dokler katalog izhaja redko in z malo izdelki, je ročno v redu. Ko postane mesečni opravek z napakami v cenah, je čas, da podatke prenese sistem, ne človek.