Strošek, ki ga nihče ne meri
Ko podjetje vodi naročila, fakture ali zaloge med dvema sistemoma, se en del pogosto prepiše ročno. Naročilo iz spletne trgovine v ERP. Faktura iz ERP v Excel. Stanje iz Excela nazaj v dobaviteljev portal. Vsak prepis je videti kot drobnarija. Pet minut na zapis. Včasih dve. Problem je ponavljanje: vsak dan, vsak teden, vse leto.
Nihče ne piše ur za prepisovanje posebej. Razprši se v ozadje rednega dela in postane nevidno. Strošek pa ostane.
Konkreten izračun: 200 naročil mesečno
Srednje veliko podjetje obdela 200 naročil na mesec. Vsako naročilo vzame približno 5 minut: prepis v ERP, preverjanje zaloge, zaključek vnosa. Računica je preprosta:
- 200 naročil × 5 minut = 1.000 minut
- 1.000 minut = 16,7 ur na mesec
- 16,7 ur × 12 mesecev = 200 ur na leto
Pri stroških dela 25 EUR na uro (bruto z dajatvami in režijo) je to 5.000 EUR letno samo za prepisovanje. In to ob predpostavki, da gre vse gladko.
Skriti strošek napak
Ročni vnos ima napake. Pri rutinskem prepisovanju statistika kaže eno napako na 100 vnosov. Pri 200 naročilih mesečno to pomeni 2 napaki na mesec. Vsaka napaka stane:
- Čas za odkritje (pogosto šele, ko se stranka pritoži)
- Čas za popravek v vseh sistemih
- Strošek storno fakture, ponovne dobave ali napačno odpremljenega blaga
- Izguba zaupanja stranke. Težko merljiva, a prisotna.
Konzervativna ocena za standarden popravek je 50 EUR na napako. Napake, ki pridejo do stranke, stanejo več: 200 do 500 EUR. Skupaj 1.500 do 4.000 EUR letno.
Oportunitetni strošek
To je najpomembnejši del in hkrati najtežje merljiv. Oseba, ki 200 ur letno prepisuje podatke, teh ur ne nameni stvarem, ki prinašajo prihodek:
- Klicanje strank glede odprtih ponudb
- Pregled marž po skupinah artiklov
- Pogovor z dobavitelji o boljših pogojih
- Reševanje reklamacij, ki ostajajo na čakanju
Ena ura komercialista prinese povprečno 80 EUR prihodka. 200 ur izgubljenega prodajnega časa je 16.000 EUR neustvarjenega prihodka letno. Tega ne vidimo na nobeni postavki, a vpliva na rezultat.
Skupna slika
| Postavka | Letno |
|---|---|
| Direkten čas prepisovanja | 5.000 EUR |
| Napake in popravki | 2.500 EUR |
| Oportunitetni strošek | 16.000 EUR |
| Skupaj | 23.500 EUR |
To so številke za podjetje s 200 naročili mesečno. Pri 500 naročilih se sorazmerno povečajo. Pri 1.000 naročilih postane ročni vnos resna ovira za rast.
Primerjava z avtomatizacijo
Tipičen projekt sinhronizacije naročil med spletno trgovino in ERP stane med 2.500 in 6.000 EUR. Odvisno od ERP sistema in zahtevnosti. Vzdrževanje in mesečni razvoj sta 100 do 300 EUR mesečno. To pokrije manjše prilagoditve in nadgradnje ob spremembah procesov.
Pri zgornjem primeru se investicija povrne v pol leta. Vse, kar pride po tem, je čisti dobiček v obliki časa in zmanjšanih napak.
Bistvo
Ročno prepisovanje ni problem zato, ker traja predolgo. Problem je, ker zaposluje ljudi za delo, ki ga stroj naredi brez napak. Vprašanje ni, ali se splača avtomatizirati. Vprašanje je, kdaj boste začeli.