Pravilo 80/20, ki vsa podjetja stane denar
Standardni sistemi so narejeni za standardne procese. To je njihova prednost in omejitev. Pokrijejo 80 odstotkov tistega, kar potrebuje povprečno podjetje. Zadnjih 20 odstotkov pa vsako podjetje rešuje na svoj način. Najpogosteje slabo.
Teh 20 odstotkov so unikatni procesi vašega podjetja. Stvari, ki jih delate drugače kot konkurenca. Imate drugačne stranke, drugačne dobavitelje ali drugačen poslovni model. Standardni sistem teh procesov ne pozna in jih nikoli ne bo.
Zasilne rešitve, ki jih podjetja delajo vsak dan
Excel ob strani
ERP ne podpira specifičnega načina razdelitve marž po prodajnih kanalih. Komercialist izvozi podatke v Excel, ročno doda formulo in izračuna. Rezultat zapiše nazaj v ERP. Vsak teden. Vsak mesec. Vse leto.
Ročno prepisovanje med sistemi
CRM ima podatke o stranki. ERP ima fakture. Dokumentni sistem ima pogodbe. Ob spremembi podatka o stranki je treba popravek narediti v vseh treh sistemih. Nihče tega ne počne dosledno in podatki postanejo neusklajeni.
Dvojni vnos
Naročilo pride po e-pošti. Komercialist ga vnese v CRM za sledenje prodaji. Nato ga še enkrat vnese v ERP za fakturiranje. Pet minut na primer, 200 primerov mesečno. 16 ur mesečno za isti podatek dvakrat.
"Imamo svoj postopek"
Vsak nov sodelavec se mora najprej naučiti nepisanih pravil: katere stolpce v sistemu uporabljamo, kaj pomeni opomba "X" v polju za referenco, zakaj se pri eni vrsti naročila vedno dela ročna izjema. Ta znanja živijo v glavah ljudi. Izginejo, ko ti ljudje odidejo.
Aplikacija, ki je nihče ne uporablja
Podjetje kupi standardno rešitev za proces. Po treh mesecih jo opusti, ker se procesa ne da spraviti vanjo. Aplikacija še vedno teče. Licenca se plačuje. Ekipa dela kot prej, samo z malo več frustracije.
Kdaj se splača razvoj po meri
Razvoj po meri ni vedno odgovor. Stane več kot standardna rešitev in zahteva vzdrževanje. V določenih primerih pa je edina poštena pot.
Razvoj po meri se splača, ko:
- Proces je vaš konkurenčni element. Če nekaj delate hitreje ali bolje od konkurence, tega brez vašega procesa ne morete narediti. Standardni sistem vas bo upočasnil.
- Zasilna rešitev stane več kot razvoj. 200 ur letno za prepisovanje med sistemi je 5.000 EUR direktnega stroška plus oportunitetni strošek. Manjši projekt po meri se povrne v enem letu.
- Standardna rešitev ne obstaja ali je neprimerna. Ozki poslovni modeli (specifični B2B procesi, lokalni sistemi zvestobe, kombinacije veleprodaje in maloprodaje) pogosto nimajo dobrih standardnih rešitev za slovenski trg.
- Proces se redno spreminja. Standardni sistemi so togi. Razvoj po meri sledi spremembam, ker je vaš.
Razvoj po meri ne pomeni "vse od začetka"
Pogosta zmota je, da razvoj po meri pomeni postavljati ERP na novo. Ne pomeni. Standardna podlaga (računovodstvo, fakturiranje, osnovne zaloge) ostane na obstoječem ERP. Po meri se naredi le tisto, česar ERP ne pokrije: specifičen prodajni portal, sistem zvestobe, modul za razdelitev marž, sinhronizacija z dobaviteljem.
Tak pristop omeji obseg in s tem strošek. Manjši projekti od 2.500 EUR naprej pokrijejo enega ali dva ozka, a pomembna procesa.
Konkreten primer
Veleprodajno podjetje je imelo standardni ERP za celotno fakturacijo in zaloge. Težava je bila le v enem koraku: razdelitev veleprodajnega popusta po stranki. Popust se je računal po posebni formuli, ki je upoštevala letni promet, plačilno disciplino in produktno skupino.
Standardna rešitev tega ni znala. Komerciala je popuste računala v Excelu, nato jih ročno vnašala v ERP. Letno 250 ur dela, plus napake.
Razvoj po meri je rešil le ta korak. Modul bere podatke iz ERP, izračuna popust po pravilih in zapiše rezultat nazaj. ERP ni bilo treba spreminjati. Samo dodati eno povezavo. Strošek razvoja se je povrnil v devetih mesecih.
Bistvo
Standardni sistemi so dobri za standardne procese. Za vaš unikatni proces obstajata samo dve možnosti: zasilna rešitev, ki vsako leto stane denar in čas, ali ciljen razvoj po meri, ki ga reši enkrat za vselej.