Sistem za potek odobritev: kdaj prerasete e-pošto in Excel

Naročilnica, ki čaka v poštnem predalu pri treh ljudeh

Vodja nabave pošlje naročilnico za 4.500 EUR vodji oddelka. Vodja oddelka jo posreduje finančnemu kontrolerju. Finančni kontroler jo posreduje direktorju. Vsak teden se kakšna izgubi. Vsako jutro nekdo pošlje e-pošto v stilu: "lepo prosim, bi lahko potrdil tisto naročilnico".

To je trenutek, ko se v podjetju začne razmišljati o sistemu za potek odobritev. V angleščini temu pravimo approval workflow.

Kaj sistem za potek odobritev dejansko reši

Sistem reši pet konkretnih težav:

• Vidno stanje. Vsi vidijo, kje odobritev zastane: pri direktorju že tri dni.
• Avtomatska eskalacija. Če oseba ne odgovori v določenem času, sistem zadevo prenese na nadomestnika ali nadrejenega.
• Pravila po pragih zneskov. Naročilnice do 1.000 EUR potrjuje vodja oddelka, do 5.000 EUR finančni kontroler, nad 5.000 EUR direktor. Sistem ve, kam pošlje vsako.
• Dokumentacija odločitve. Vsak korak je shranjen z datumom, osebo in komentarjem. Čez šest mesecev je še vedno jasno, kdo je kaj odobril in zakaj.
• Konec poštnega predala kot orodja za odločanje. Odobritve se ne izgubljajo več med 200 e-poštami dnevno.

Tipične vrste odobritev v slovenskih podjetjih

Najpogosteje sistem pokriva:

• naročilnice in naložbe
• popusti in cenovni dogovori s strankami
• odsotnosti in dopusti
• pogodbe in priloge
• dostopne pravice (kdo ima dostop do česa)
• zahteve za nove zaposlitve

Kdo potrdi, kdo nadomesti, kdo eskalira

Trije pojmi, ki jih sistem mora pokrivati:

• Potrjevalec. Oseba, ki je primarno odgovorna za odločitev. Praviloma je določena z vlogo (vodja oddelka, finančnik), ne s konkretnim imenom.
• Nadomestnik. Kdo prevzame odločanje, ko je primarna oseba odsotna. Ta del je največkrat pozabljen, dokler ne nastopi prva odsotnost in se posel ustavi.
• Eskalacija. Kaj se zgodi, če v določenem času ni odločitve. Najpogosteje: po 3 dneh opozorilo, po 7 dneh avtomatska eskalacija k nadrejenemu.

Eskalacija ni kazen za potrjevalca. Je varovalka, da se posel ne ustavi, ker je nekdo na bolniški.

Dnevnik sprememb in zakaj ga potrebujete

Dnevnik sprememb (audit trail) je zapis vsega, kar se je zgodilo z odobritvijo: kdo je predlagal, kdo je odobril, kdo je zavrnil, s katero opombo, kdaj.

Trije razlogi, zakaj je nujen:

• Revizija. Računovodski in davčni revizorji to vprašajo. Brez tega odpravljanje pomanjkljivosti traja dlje.
• Spori. Pol leta po dogodku nekdo vpraša "kdo je to odobril". Brez dnevnika je odgovor ugibanje.
• Izboljšanje procesa. Iz podatkov se vidi, kje proces zastane. Če 70 % odobritev čaka pri istem človeku, je to organizacijska težava, ne tehnična.

Dnevnik mora biti samodejen in nespremenljiv. Če ga lahko nekdo "popravi", je le še en zvezek na mizi.

Anonimiziran primer iz distribucijskega podjetja

Distribucijsko podjetje s 60 zaposlenimi je imelo postopek odobritve popustov nad 10 %. Komercialist je e-pošto poslal vodji prodaje. Ta jo je včasih potrdil, včasih posredoval direktorju, včasih pozabil odgovoriti. Stranka je medtem čakala. Pri velikih ponudbah je 5 do 7 dni zamude pomenilo izgubljen posel.

Po postavitvi sistema je komercialist v spletnem obrazcu vnesel ponudbo. Sistem je ponudbo glede na vrednost in popust pravilno usmeril v potrjevanje. Vodja je dobil obvestilo s povzetkom in dvema gumboma (potrdi, zavrni). Povprečni čas odobritve je padel s 3,5 dneva na 6 ur. Stranka je dobila ponudbo isti dan ali naslednje jutro.

Sistemu je nekdo na začetku rekel "nepotrebna birokracija". Pol leta kasneje je isti človek izračunal, koliko poslov je sistem rešil.

Kdaj sistema ne potrebujete

Sistem za potek odobritev ima jasen pogoj smiselnosti:

• Manj kot 5 odobritev tedensko. Pri tem številu e-pošta še deluje. Sistem rešuje težavo, ki še ne obstaja.
• En potrjevalec za vse. Če direktor potrjuje vse osebno in pri tem želi ostati, sistem doda samo režijo. Vrednost se pojavi šele, ko gre za večstopenjsko odločanje.
• Procesi brez jasnih pravil. Če ni dogovorjenih pragov in odgovornosti, sistem teh ne bo izumil. Najprej je treba dogovoriti pravila, šele potem postaviti orodje.