Kaj pokaže diagnostika poslovnih sistemov

Projekt, ki je rešil napačen problem

Primer, ki ga v različnih oblikah srečam pogosto. Veleprodajno podjetje želi nadzorno ploščo za vodstvo. Mesečna poročila zamujajo, številke se med oddelki razlikujejo. Ponudba je jasna, projekt steče.

Po dveh mesecih plošča deluje. Številke so še vedno napačne, le da so zdaj napačne hitreje. Pravi vzrok je drugje: skladišče prevzeme zapisuje na papir in jih v ERP vnese s tremi dnevi zamika. Plošča kaže stanje, v katerem manjkajo zadnji prevzemi.

Tak problem se najde v enem dnevu. Dovolj je, da nekdo pred začetkom projekta stoji v skladišču in pogleda, kako prevzem dejansko poteka.

Zakaj se to zgodi

• Problem opiše vodstvo, delo pa opravljajo drugi. Vodstvo vidi posledico: zamujena poročila. Vzrok vidi skladiščnik, ki ga nihče ni vprašal.
• Naročilo opiše rešitev, ne problem. "Potrebujemo nadzorno ploščo" je že odločitev. Vprašanje, zakaj so številke napačne, nihče ne postavi.
• Izvajalec predlaga, kar zna narediti. Kdor prodaja spletne trgovine, vidi rešitev v spletni trgovini. Kdor prodaja ERP, vidi rešitev v novem ERP.
• Brezplačen pregled je prodajni sestanek. Izvajalec pogleda toliko, da pripravi ponudbo. Globlje kopanje bi mu lahko pokazalo, da ponudbe ni treba.

Posledica je drag projekt, ki deluje tehnično, poslovno pa ne spremeni ničesar.

Kako poteka diagnostika

Diagnostika je pregled, ki ga naredim pred projektom, ko ni jasno, kje začeti. Pri meni poteka tako:

1. Uvodni klic. Na kratko opišete podjetje in kaj vas moti. Skupaj presodiva, ali je diagnostika sploh smiselna.
2. En dan pri vas. Pogovorim se z ljudmi, ki delo dejansko opravljajo: z informatikom, komercialo, skladiščem, financami in vodstvom. Vsak pokaže, kako dela, ne kako bi moral delati.
3. Sledenje enemu procesu od začetka do konca. Na primer naročilo: od povpraševanja do računa. Kje se podatki prepisujejo, kje čakajo, kje nastajajo napake.
4. Pregled sistemov in podatkov. Kateri sistemi obstajajo, kako so povezani, kje so podvojeni podatki.
5. Pisno poročilo. V sedmih delovnih dneh, nato skupna predstavitev prek videoklica.

Največ izvem iz pogovorov z ljudmi na terenu. Skoraj vedno povedo nekaj, česar vodstvo ne ve.

Kaj dobite

Poročilo ni seznam tehničnih priporočil. Je seznam odločitev:

• Kje izgubljate čas in denar. Z oceno, koliko ur na mesec gre v ročno delo in kje nastajajo napake.
• Kaj se splača urediti. Z okvirno oceno stroška in koristi.
• Česa se ne splača urejati. To je pogosto najbolj uporaben del. Marsikaj, kar moti, ne stane dovolj, da bi se splačalo graditi rešitev.
• Vrstni red. Kaj najprej, kaj kasneje, kaj se lahko naredi brez novega sistema.

Poročilo je vaše, tudi če ne naročite ničesar. Z njim lahko greste k drugemu izvajalcu ali ga uporabite interno.

Poročilo ni natančna specifikacija. Ta je del projekta, ko je odločitev sprejeta. Kako jo napisati, sem opisal v članku kako napisati specifikacijo.

Kdaj diagnostike ne potrebujete

Diagnostika ni obvezna. Ne potrebujete je, ko:

• je problem jasen in ozek, na primer povezava enega sistema z ERP,
• že veste, kaj želite, in imate to preverjeno z ljudmi, ki bodo rešitev uporabljali,
• gre za en sistem in ne za več povezanih.

V teh primerih pripravim ponudbo že po uvodnem pogovoru. Diagnostiko priporočam, ko je sistemov in odprtih vprašanj več in ni jasno, kje se splača začeti.

Na kaj biti pozoren pri kateremkoli pregledu

Ne glede na to, ali pregled naredim jaz ali kdo drug, preverite:

• Ali bo pregled vključeval pogovore z zaposlenimi ali samo z vodstvom in informatikom?
• Ali poročilo ostane vaše in ga lahko uporabite pri drugem izvajalcu?
• Ali vsebuje tudi, česa ne delati? Poročilo, ki priporoča samo nove projekte, je ponudba v drugi obliki.
• Ali je cena znana vnaprej in ali se upošteva, če nadaljujete s projektom?

Podrobnosti o tem, kako diagnostika poteka pri meni, so na strani diagnostika. Kako izbrati izvajalca za projekt, ki sledi, pa sem opisal v članku kako izbrati izvajalca za razvoj. Pogost rezultat diagnostike je, da težava ni v sistemih, temveč v ročnem prepisovanju podatkov med njimi.